מחזקים את שירות המדינה: משאל הממשל
סיפור ההצלחה של אגף ממשל וחברה במשרד ראש הממשלה
תמצית
"משאל הממשל" הוא יוזמה אסטרטגית רחבת היקף של אגף ממשל וחברה במשרד ראש הממשלה, שנועדה למפות את חוזקותיו ואתגריו של שירות המדינה בישראל. בשיתוף פעולה עם מכון שריד וחברת הייעוץ האסטרטגי TASC, נבנה כלי אסטרטגי המבוסס על דאטה, שמטרתו להניע מהלכי שיפור רוחביים ופנים-ארגוניים בכלל משרדי הממשלה ויחידות הסמך. הכלים שנבנו משרתים את מובילי משרדי הממשלה ויחידות הסמך מאז שנת 2019 (נכון למועד כתיבת שורות אלו, המשוב הופץ כבר ארבע פעמים בין השנים 2019-2025).
רקע
מדינות מערביות מפותחות רואות במדידה ובהערכה של תפקוד ושירות פנים ובין-ארגוני כלי חיוני להבנת הקשרים בין תחומים בארגון, לחיזוק האחריות ומקצועיות, ולהבטחת שירות איכותי והגברת אמון הציבור בממשל.
אגף ממשל וחברה ביקש לבחון לעומק את אפקטיביות העבודה הממשלתית, בדגש על ממשקי העבודה שבין יחידות המטה לבין גופי הליבה. המשאל הופץ לכ-40,000 עובדי המדינה (במשרדים ויחידות סמך), במטרה להבין מה קורה בשטח, ואיך ניתן לשפר את תהליכי העבודה מתוך ראייה מערכתית.
בשנת 2025 השתתפו כ-17,000 עובדים המהווים כ-40% מעובדי הממשל, ב-58 משרדי ממשלה, יחידות סמך ותאגידים סטטוטוריים.
האתגר
הוצאה לפועל של הערכה מקיפה בסדר גודל כזה הציבה מספר אתגרים משמעותיים:
- היקף וגיוון: פנייה ל-58 משרדים, יחידות סמך ותאגידים סטטוטוריים בעלי תרבות ארגונית שונה.
- רתימת העובדים: יצירת אמון והנעה של עשרות אלפי עובדים להשיב למשאל, תוך הבהרה שמדובר בכלי להנעת שינוי ולא בכלי ביקורת.
- מיקוד בתהליכי ליבה: מעבר משאלות שביעות רצון כלליות לבחינה מעמיקה של תהליכי קבלת החלטות, חדשנות וניהול ממשקי עבודה.
- נגישות טכנולוגית: הגעה לכל עובד ועובדת דרך ערוצי תקשורת ישירים (מייל ו-SMS).
הפתרון
מכון שריד, יחד עם חברת TASC, והשותפים באגף ממשל וחברה, בנו מתודולוגיית מחקר מקיפה המבוססת על שלושה נדבכים מרכזיים:
- מיפוי תפיסתי: היכרות עם אסטרטגיית הארגון ותוכניות העבודה, קידום חדשנות וטכנולוגיה, הערכת אפקטיביות ויעילות ותהליכי קבלת החלטות.
- בחינת תהליכים פנים-משרדיים: ניהול תהליכי עבודה למול יחידות המטה במשרד.
- ממשקי רוחב ממשלתיים: ממשקי העבודה של עובדי יחידות המטה עם גופי המטה הממשלתיים.
הפתרון כלל:
- פלטפורמת הפצה מתקדמת: שימוש בכלי הפצה דיגיטליים שאפשרו נגישות מקסימלית לכל עובד במשרד ובשטח.
- דשבורד מעקב היענות: דשבורד המתעדכן בזמן אמת במהלך איסוף הנתונים, שאפשר למעודדי ההשבה במשרדים לעקוב אחר ההיענות ולעודד את אנשי משרדם להשיב.
- ניתוח דאטה השוואתי: שימוש בסולם של 1-5 לדירוג הערכה ושביעות רצון, תוך פילוח הנתונים לפי דרגים (מנהלים מול עובדים) וסוגי יחידות, כדי לייצר תובנות ספציפיות לכל גוף.
- תוצרים: יצירת דשבורד כללי, וכן מצגות פרטניות לכל אחד מהמשרדים / יחידות הנסקרות.
ההשפעה
המשאל הניב תמונת מצב חסרת תקדים של שירות המדינה:
- היענות שיא: 16,932 עובדים השיבו למשאל – המהווים כ-40% מכלל עובדי הממשלה הרלוונטיים.
- חוזקות מזוהות: רמת היכרות גבוהה עם אסטרטגיית הארגון ותוכניות העבודה השנתיות (ציון ממוצע של 3.7 מתוך 5). מנהלים דיווחו על היכרות רחבה יותר עם תוכנית העבודה השנתית, האסטרטגיה, המטרות ויעדי המשרד, בהשוואה לעובדים.
- הזדמנויות לשיפור: זיהוי צורך מובהק בחיזוק כלי בינה מלאכותית (AI) בשירות הציבורי (ציון 2.7) ובצמצום בירוקרטיה (2.9). זהו זיהוי פערים שמאפשר לממשלה לדעת בדיוק איפה להשקיע משאבים.
- אבטחת מידע: הנגשה טובה של נושא הסייבר ואבטחת המידע לעובדים (4.0).
- קבלת החלטות מבוססת נתונים: הממצאים הוצגו להנהלות המשרדים ושימשו בסיס לגיבוש תוכניות עבודה לשיפור הממשקים והאפקטיביות לשנת 2026.
מסקנות
משאל הממשל הוכיח כי כאשר נותנים לעובדים קול והופכים את המשוב לכלי אסטרטגי, ניתן לייצר "מצפן ניהולי" מדויק. הפרויקט חיזק את השותפות בין גופי המטה ליחידות השטח והניח תשתית לתרבות של מדידה ושיפור מתמיד בשירות המדינה.
לקריאה נוספת באתר אגף ממשל וחברה: https://www.gov.il/he/pages/mashov-191224
אודות מכון שריד
מכון שריד הוא חברת ייעוץ אסטרטגית למדעי נתונים עם למעלה משלושה עשורים של ניסיון במחקר המשרתת קהל לקוחות מגוון. שריד מאיץ את הצמיחה של ארגונים על ידי גילוי התובנות המניעות אנשים, שווקים ולקוחות. אנו שומרים על העמדה המובילה שלנו על ידי עדכון מתמיד והצעת פתרונות חדשניים, תוך הסתמכות על המומחיות הרחבה של המומחים שלנו ומינוף טכנולוגיות מתקדמות. הגישה המעשית שלנו מאפשרת לספק פתרונות יצירתיים מותאמים אישית העונים על הצרכים הספציפיים של כל לקוח.